Quelles différences entre les rôles et les définitions de fonction ?

Chez Co’effy nous accompagnons des transformations d’entreprise d’un modèle de gouvernance traditionnel vers des formes innovantes en gouvernance partagée. Dans ces nouvelles façons de faire, on ne parle pas de définition de fonction, mais de rôles.

Lorsqu’ils adoptent ce type de structure, nos clients se posent plusieurs questions : qu’est-ce qui différencie un rôle d’une fonction ? quels en ont les bénéfices et les limites ? et surtout, comment concilier une approche par rôle avec le cadre légal (rémunération, évolution…) ?

Jean-Luc Christin, fort de son expérience combinée de DRH et accompagnateur d’entreprises en gouvernance partagée, nous livre ici sa réponse à ces questions.

1. La définition de fonction, un besoin RH en organisation « classique »

La définition de fonction décrit les activités d’une personne. Elle permet à la RH de « peser » le poste, c’est-à-dire évaluer son niveau de rémunération en cohérence avec les autres postes de l’entreprise.
Elle permet au manager et au managé de se mettre d’accord sur la fonction de la personne, de définir ses objectifs et d’évaluer sa performance.

Elle évolue lentement dans le temps.

2. Le rôle, un outil d’équipe en organisation « en cercle »

Dans une organisation qui fonctionne en cercle, (type gouvernance cellulaire, holacratie, etc), le rôle décrit ce que l’équipe peut attendre d’une personne. Il serait plus correct de parler de « micro-rôles » car l’activité d’une personne peut en cumuler plusieurs.

Il permet à une équipe autonome de fonctionner en solidarité. Les personnes peuvent se faire des demandes mutuelles de rôle à rôle en fonction de ce dont elles ont besoin pour travailler.
Si un rôle doit évoluer, l’équipe est capable de le changer immédiatement. Elle peut aussi créer des rôles manquants et les affecter (par son rôle pilotage ou à une élection sans candidat).

3. Avantages respectifs

La définition de fonction est utile pour assurer la cohérence au niveau de l’entreprise, les rôles sont précieux pour donner les moyens aux équipes de fonctionner en agilité et en solidarité, centrés sur les besoins de l’action.

4. Cohabitation

La difficulté est de rester cohérent entre les deux formalisations. Nous proposons ici une méthode qui permet de profiter des avantages des deux outils. D’autres approches peuvent exister, celle-ci répond aux besoins RH et d’équipe.

4.1. Contrat d’origine par définition de fonction

Lors de la signature de son contrat, la définition de fonction permet une première contractualisation. Les activités principales sont mentionnées dans le contrat de travail.

4.2. Contrats d’équipe par rôles

En travaillant, des besoins vont apparaitre et l’équipe mettra à jour les rôles de la personne, comme des autres membres. Elle est autonome pour cela et n’a pas besoin de mobiliser la RH.

4.3. Mise à jour

Des entretiens professionnels avec un représentant de son employeur sont bénéfiques pour faire le point sur ses compétences et son projet professionnels. La périodicité peut-être de un ou deux ans.

Ce peut être l’occasion de relire la définition de fonction, qui a bien souvent été oubliée depuis le temps, et de se demander si les rôles tenus correspondent globalement à ce qui avait été contractualisé avec la RH.
Si ce n’est pas le cas, il convient de prévenir la RH qu’il y a probablement un décalage.

Le rôle RH sera alors d’évaluer les contributions réellement apportées par la personne et de rattacher cette dernière à une définition de fonction adéquate, avec le niveau de rémunération correspondant.

Bien sûr, la RH peut être sollicitée à tout autre moment si une évolution importante a eu lieu.

4.4. Bénéfices et limites

Le bénéfice est de permettre à l’équipe de fonctionner selon ses besoins, avec l’agilité d’une équipe projet, en créant une culture de solidarité où on ne laisse personne empêché de travailler correctement parce qu’il manque quelque chose dans l’organisation d’équipe.

La limite est l’impact sur la rémunération. Autant il est culturellement admis que la rémunération augmente avec la prise de responsabilités complémentaires, autant il n’est pas dans les mœurs de diminuer cette rémunération quand les contributions sont moindres. En France, baisser la rémunération est possible avec l’accord du salarié, mais c’est inhabituel.

5. En conclusion, gardons les deux

Il sera nécessaire de coopérer étroitement entre la RH, dont le rôle sera d’apporter la cohérence d’ensemble, la stabilité et la conformité légale et le manager ou le contact RH, dont le rôle sera de créer une organisation agile, apprenante et solidaire.
Grace à cette coopération en bonne intelligence, la structure sera à la fois robuste et agile.